Alle kassagegevens zeven jaar bewaren?

Jaap heeft een restaurant. Bestellingen en betalingen worden geautomatiseerd verwerkt. Het systeem heeft een maximale capaciteit van circa 2.000 bestellingen. Daarom worden detailgegevens van bestellingen wekelijks uit het systeem verwijderd. Totaalbedragen per bestelling, datum van de bestelling, tijdstip van verkoop en de betaalwijze worden wel bewaard. Jaap krijgt belastingcontrole. De inspecteur twijfelt aan de omzet en stelt dat Jan met zijn handelwijze niet voldoet aan de administratieplicht. Jaap moet, zonder de detailgegevens, maar zien aan te tonen dat de door de inspecteur gecorrigeerde omzet niet juist is. Jaap vindt dit te ver gaan en gaat naar de rechter.

Helaas voor Jaap, en voor veel ondernemers met een verouderd kassasysteem, vindt de hoogste rechter dat de detailgegevens wel degelijk moeten worden bewaard. Met deze gegevens kan immers op een efficiënte manier de verantwoorde omzet in geld worden geverifieerd op basis van het verband op goederenniveau tussen de inkoop en de verkoop. De omstandigheid dat uw systeem een te beperkte opslagcapaciteit heeft, kan niet worden aangemerkt als overmacht.

Tip: werkt u nog met een verouderd kassasysteem? Overweeg dan de aanschaf van een modern kassasysteem met het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Dat keurmerk is samen met de Belastingdienst ontwikkeld door leveranciers, softwareontwikkelaars en accountants.